Mode d’emploi : réussissez l’organisation de vos événements professionnels !

Quel plaisir de se retrouver, de redécouvrir les visages, d’échanger, même si on le reconnaît, c’est aussi parfois bien pratique de pouvoir s’organiser à distance. Alors, pour repartir du bon pied en mode présentiel, ou vous dit tout pour savoir comment organiser un événement. Découvrez notre checklist de questions à se poser pour faire de votre prochain événement d’entreprise une réussite.

1. Quel est l’objectif de votre événement ?

Les raisons d’organiser un événement sont nombreuses : lancement de produit, incentive, team-building, séminaires, formation, cocktail de relations publiques, soirée de gala, arbre de Noël, expo…

Les questions à se poser :

• Pourquoi vais-je organiser cet événement ?
• Quel sera mon public cible ?
• Combien de participants souhaiterais-je avoir ?

Astuce : Un événement fait partie de votre stratégie de communication interne comme externe.
Partagez des témoignages de votre événement sur les réseaux sociaux et incitez les participants à réagir ! Vous créerez du lien et valoriserez votre entreprise.
Et si vous prévoyez de publier des photos de vos convives, assurez-vous d’avoir leurs autorisations.

2. Sur quel format d’événement partir ?

Selon votre objectif et le ton que vous souhaitez apporter (institutionnel, ludique, convivial, original, créatif), vous pourrez rechercher un format d’événement qui marquera les esprits, favorisera les échanges, ou qui permettra la redescente d’informations.

Pour cela, vous aurez besoin de choisir :

• le mode d’animation : un ou plusieurs intervenant(s) de l’entreprise ou prestataire externe
• la disposition de la salle : U, classe, table ronde, îlots, cocktail…
• le matériel dont vous allez avoir besoin : matériel d’idéation, tableau blanc, écran tactile…

les 3 devant être en cohérence.

Par exemple, si vous souhaitez travailler en co-construction avec un groupe d’environ cinquante participants, vous aurez besoin de les répartir dans plusieurs groupes et d’avoir un animateur par atelier.
Cela nécessitera à la fois des espaces isolés disposés en îlots  ou en U pour faciliter les échanges, d’un grand espace commun pour les séances de partage en format plénière et d’autant d’animateurs que vous aurez de groupes.
N’oubliez pas, un autre espace vous sera nécessaire si vous prévoyez un déjeuner.
Certains espaces peuvent être modulables, renseignez-vous.

Astuce : Vérifiez qu’il y ait bien le Wifi, c’est toujours pratique, particulièrement si vous souhaitez créer de l’interaction avec des ateliers participatifs sur mobile.

3. Comment choisir un lieu pour maîtriser mon budget ?

Si bien-sûr le nombre de participants est un des éléments déterminants dans le choix du lieu de l’événement, les structures ne bénéficient pas toutes des mêmes équipements.
Assurez-vous que ce dont vous avez besoin soit disponible sur place.
Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours faire appel à une entreprise spécialisée dans l’événementiel pour louer le matériel complémentaire (tables hautes, chaises, sonorisation…).

Astuce : Vous réalisez un appel d’offres ?
Comparez les devis des salles en intégrant l’ensemble des prestataires événementiels complémentaires auxquels vous avez recours (location de salles, scénographie, traiteur, animateur, animation musicale, matériel divers, badges, fleuriste …) pour rester maître de votre budget.

4. Comment choisir la date ?

Intégrez les contraintes de votre public pour définir la date et l’heure de l’événement et esquivez toute concurrence redoutable, par exemple les soirs de grands matchs ou d’événements sportifs, les grandes dates du calendrier électoral ou un événement incontournable à proximité dont vous avez déjà connaissance…

Vérifiez que votre lieu idéal soit disponible ainsi que vos intervenants !

Astuce : Vous prévoyez utiliser un lieu en soirée ?
Assurez-vous qu’il y ait une possibilité de vie le soir pour éviter d’être plongé dans le noir ou de déclencher les alarmes !

Que vous soyez accompagné par un chef de projet événementiel ou que l’organisation soit déléguée à une autre personne au sein votre de entreprise, organiser un événement demande nécessairement du temps.
Quel que soit votre sujet, vous pouvez faire appel à une agence événementielle ou une agence de communication qui saura vous proposer une prestation sur-mesure adaptée à votre image, ainsi que des supports de communication complémentaires pour le rendre inoubliable.

Si vous souhaitez éviter ces frais, les lieux habitués à accueillir des événements peuvent également vous proposer des prestations clé en main ou quasi. Ils ont généralement différents prestataires tels que des traiteurs ou des animateurs habitués des locaux à vous proposer. Ils pourront également partager leur expérience des événements qui ont déjà eu lieu.
Vous gagnerez un temps précieux dans vos préparatifs en échangeant avec l’équipe.
Elle pourra également vous apporter des conseils sur le planning, la communication à réaliser autour de cet événement, notamment l’envoi des invitations, autre élément qui mérite toute votre attention pour que votre événement professionnel soit une réussite.